Szkolenie BHP dla nowych pracowników – jak prawidłowo zorganizować cały proces?

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z szeregiem formalności, które trzeba wykonać jeszcze zanim rozpocznie on samodzielną pracę. Jedną z najważniejszych jest odpowiednie przygotowanie go w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Szkolenie BHP nie powinno być jednak traktowane jako kolejny dokument do podpisania podczas pierwszego dnia zatrudnienia. Jego zadaniem jest przygotowanie pracownika do bezpiecznego wykonywania obowiązków, zapoznanie go z zagrożeniami występującymi w miejscu pracy oraz wskazanie, jak powinien reagować w sytuacjach niebezpiecznych.

Jak więc prawidłowo zorganizować cały proces, szczególnie gdy firma zatrudnia jednocześnie kilka lub kilkanaście nowych osób?

Szkolenie trzeba zaplanować jeszcze przed pierwszym dniem pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniego szkolenia BHP przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy.

W praktyce oznacza to, że szkolenie nie powinno być organizowane „kiedy znajdzie się na nie czas” już po rozpoczęciu wykonywania obowiązków.

Proces warto zaplanować już na etapie przygotowywania zatrudnienia.

Pracodawca powinien wcześniej ustalić między innymi:

• na jakim stanowisku będzie pracowała dana osoba,

• jakie zagrożenia występują na tym stanowisku,

• jaki zakres szkolenia będzie wymagany,

• kto przeprowadzi instruktaż ogólny,

• czy konieczny będzie instruktaż stanowiskowy,

• kto będzie odpowiedzialny za jego przeprowadzenie,

• w jaki sposób zostanie udokumentowane odbycie szkolenia.

Im więcej osób firma zatrudnia w krótkim czasie, tym większe znaczenie ma właściwe zaplanowanie całego procesu.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien zapewnić mu wymagane szkolenie wstępne. Obejmuje ono instruktaż ogólny oraz, w przypadkach określonych przepisami, instruktaż stanowiskowy.

Najpierw trzeba wiedzieć, na jakim stanowisku będzie pracować nowa osoba

Prawidłowe szkolenie BHP zaczyna się jeszcze przed wejściem pracownika na salę szkoleniową.

Program nie powinien być przypadkowy ani jednakowy dla wszystkich zatrudnionych.

Innych zagrożeń można spodziewać się na stanowisku administracyjno-biurowym, innych w magazynie, innych przy obsłudze maszyn, a jeszcze innych podczas wykonywania prac technicznych czy budowlanych.

Dlatego szkolenie powinno być powiązane z rzeczywistym charakterem wykonywanych obowiązków.

Przed rozpoczęciem procesu warto sprawdzić przede wszystkim:

• zakres obowiązków pracownika,

• miejsce wykonywania pracy,

• wykorzystywane urządzenia i narzędzia,

• występujące czynniki szkodliwe, niebezpieczne lub uciążliwe,

• stosowane środki ochrony indywidualnej i zbiorowej,

• obowiązujące w firmie procedury bezpieczeństwa.

Program szkolenia powinien być dostosowany do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez jego uczestników. Nie chodzi więc o samo „zaliczenie BHP”, ale o przekazanie informacji odpowiadających rzeczywistemu środowisku pracy.

Badania lekarskie również muszą być załatwione przed dopuszczeniem do pracy

Szkolenie BHP jest tylko jednym z elementów przygotowania nowego pracownika.

Pracodawca nie może dopuścić osoby do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku i w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.

Wstępne badania lekarskie przeprowadzane są na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę i na jego koszt.

Dlatego w dobrze zorganizowanym procesie onboardingowym powinny ze sobą współgrać co najmniej trzy elementy:

stanowisko pracy → badania profilaktyczne → szkolenie BHP.

Jeżeli zakres obowiązków został opisany niewłaściwie już na początku, błąd może później przełożyć się zarówno na dokumentację medycyny pracy, ocenę ryzyka zawodowego, jak i zakres szkolenia.

Krok pierwszy: instruktaż ogólny

Pierwszą częścią szkolenia wstępnego jest instruktaż ogólny.

Jego zadaniem jest zapoznanie pracownika między innymi z podstawowymi przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w zakładzie oraz zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Nie powinien być traktowany wyłącznie jako formalna prezentacja przepisów.

Dobrze przeprowadzony instruktaż powinien również wyjaśniać pracownikowi praktyczne zasady funkcjonujące w danej organizacji.

Może obejmować między innymi:

• sposób zgłaszania zagrożeń,

• postępowanie w przypadku wypadku,

• zasady ewakuacji,

• lokalizację apteczek i sprzętu ratunkowego,

• podstawowe zasady ochrony przeciwpożarowej,

• sposób informowania przełożonych o nieprawidłowościach,

• najważniejsze zasady obowiązujące w konkretnym zakładzie.

Instruktaż ogólny może przeprowadzić osoba spełniająca wymagania określone w przepisach, m.in. pracownik służby BHP, osoba wykonująca jej zadania albo odpowiednio przygotowany pracownik wyznaczony przez pracodawcę.

Krok drugi: instruktaż stanowiskowy

W przypadku określonych stanowisk konieczny jest również instruktaż stanowiskowy.

Dotyczy to między innymi pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych oraz innych stanowiskach, na których występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych.

Instruktaż stanowiskowy ma znacznie bardziej praktyczny charakter.

Powinien odbywać się na stanowisku, na którym dana osoba będzie wykonywała swoją pracę.

Pracownik powinien poznać:

• zagrożenia występujące na stanowisku,

• sposoby ochrony przed nimi,

• bezpieczne metody wykonywania poszczególnych czynności,

• zasady korzystania z urządzeń i narzędzi,

• stosowane zabezpieczenia,

• prawidłowe używanie środków ochrony.

Instruktaż obejmuje również praktyczne pokazanie sposobu wykonywania pracy, próbne wykonanie czynności przez pracownika oraz pracę pod nadzorem instruktora. Całość powinna zakończyć się sprawdzeniem, czy pracownik potrafi wykonywać powierzone zadania w sposób bezpieczny.

To szczególnie istotne w przypadku produkcji, logistyki, magazynowania, budownictwa czy szeroko rozumianych stanowisk technicznych.

Ocena ryzyka zawodowego musi być powiązana ze szkoleniem

Nowy pracownik powinien również zostać poinformowany o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko związane z wykonywaną pracą. Ocena powinna uwzględniać rzeczywiste zadania, wykorzystywane urządzenia i materiały oraz czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe występujące na stanowisku.

Nie powinno więc dochodzić do sytuacji, w której:

ocena ryzyka mówi jedno,

instruktaż stanowiskowy obejmuje coś innego,

a pracownik w praktyce wykonuje jeszcze inne obowiązki.

Wszystkie te elementy powinny być ze sobą spójne.

Jak zorganizować szkolenia, gdy firma zatrudnia kilka osób jednocześnie?

Przy pojedynczym zatrudnieniu zorganizowanie szkolenia zazwyczaj nie stanowi dużego problemu.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy przedsiębiorstwo otwiera nowy oddział, rozbudowuje dział produkcyjny, uruchamia magazyn albo prowadzi większą rekrutację i w podobnym terminie zaczyna pracę kilkanaście osób.

Wtedy warto stworzyć harmonogram.

Dobrym rozwiązaniem może być wspólna organizacja instruktażu ogólnego dla grupy nowych pracowników, a następnie podział uczestników zgodnie ze stanowiskami i przeprowadzenie odpowiednich instruktaży stanowiskowych.

W firmach posiadających oddziały w różnych regionach można również rozdzielić organizację szkoleń geograficznie.

Przykładowo przedsiębiorstwo zatrudniające większą grupę osób w śląskim oddziale może zorganizować lokalnie szkolenia BHP dla nowych pracowników w Katowicach, zamiast angażować wszystkich uczestników w dojazd do centrali firmy znajdującej się w innym województwie.

Takie podejście jest szczególnie wygodne w przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych, ponieważ pozwala połączyć wspólne standardy organizacji z uwzględnieniem warunków występujących w konkretnej lokalizacji.

Nie warto robić jednego identycznego szkolenia dla wszystkich

Jednym z częstszych błędów organizacyjnych jest próba maksymalnego uproszczenia procesu.

Firma zatrudnia kilka osób, więc wszyscy trafiają na jedno szkolenie o identycznym zakresie.

Tymczasem w tej samej organizacji mogą rozpoczynać pracę jednocześnie:

• księgowa,

• magazynier,

• kierownik zespołu,

• pracownik produkcji,

• przedstawiciel handlowy,

• technik utrzymania ruchu.

Każda z tych osób wykonuje inne zadania i może być narażona na zupełnie inne zagrożenia.

Oczywiście część informacji ogólnych będzie wspólna, ale dalsze przygotowanie powinno odpowiadać rzeczywistym warunkom wykonywania pracy.

Dlatego dobrze zaprojektowany system szkoleniowy powinien pozwalać na tworzenie programów dla konkretnych grup stanowisk zamiast stosowania jednego uniwersalnego schematu dla całej organizacji.

Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy

To zasada, o której szczególnie powinny pamiętać firmy organizujące onboarding dużych grup pracowników.

Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Nie powinno się więc planować obowiązkowego szkolenia jako aktywności, którą nowo zatrudniona osoba wykonuje samodzielnie wieczorem przed pierwszym dniem pracy albo po zakończeniu swoich normalnych godzin.

BHP jest elementem organizacji pracy, a nie prywatnym obowiązkiem pracownika.

Jak prawidłowo udokumentować szkolenie wstępne?

Po przeprowadzeniu szkolenia należy pamiętać o jego odpowiednim udokumentowaniu.

Odbycie instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego potwierdza się na karcie szkolenia wstępnego.

Dokument powinien następnie znaleźć się w odpowiedniej części akt osobowych pracownika.

W przypadku większej liczby zatrudnionych osób warto wprowadzić prostą procedurę kontrolną, która pozwoli sprawdzić przed rozpoczęciem pracy, czy dla każdego pracownika wykonano wszystkie wymagane działania.

Przydatna może być krótka checklista:

• aktualne orzeczenie medycyny pracy,

• przeprowadzony instruktaż ogólny,

• przeprowadzony instruktaż stanowiskowy – jeżeli jest wymagany,

• zapoznanie z oceną ryzyka,

• zapoznanie z odpowiednimi instrukcjami,

• przekazanie wymaganych środków ochrony,

• kompletna dokumentacja szkolenia.

Dzięki temu łatwiej wychwycić braki jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do samodzielnej pracy.

Czy zawsze trzeba przeprowadzać nowe szkolenie wstępne?

Istnieje wyjątek, o którym warto pamiętać.

Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę.

Nie należy jednak traktować tej zasady zbyt szeroko.

Zmiana stanowiska, charakteru obowiązków lub warunków wykonywania pracy może powodować powstanie nowych obowiązków szkoleniowych.

Jeżeli pracownik zostaje przeniesiony na stanowisko, na którym występują określone czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe, może być konieczne przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego.

Podobnie jest wtedy, gdy na dotychczasowym stanowisku wprowadzono istotne zmiany technologiczne lub organizacyjne.

Najczęstsze błędy podczas wdrażania nowego pracownika

Problemy ze szkoleniami BHP często nie wynikają z całkowitego pominięcia obowiązku, ale z niewłaściwej organizacji.

Do typowych błędów należą:

• organizowanie szkolenia dopiero po rozpoczęciu pracy,

• korzystanie z niedopasowanego programu,

• nieuwzględnienie rzeczywistych zagrożeń,

• brak wymaganego instruktażu stanowiskowego,

• nieprawidłowe udokumentowanie szkolenia,

• brak spójności między oceną ryzyka a zakresem obowiązków,

• niedopilnowanie badań profilaktycznych,

• traktowanie podpisu pracownika jako ważniejszego niż rzeczywiste przekazanie wiedzy.

Szczególne ryzyko pojawia się w firmach, które szybko zwiększają zatrudnienie. Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu nowych osobach łatwo przeoczyć pojedynczy dokument albo nieprawidłowo przyporządkować pracownika do programu szkolenia.

Dlatego wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa powinien rozwijać się również sposób zarządzania BHP.

Dobre szkolenie jest częścią onboardingu, a nie dodatkiem do dokumentów

Pierwszy dzień pracy ma duży wpływ na to, jak nowy pracownik będzie postrzegał obowiązujące w przedsiębiorstwie zasady.

Jeżeli BHP zostanie przedstawione jako szybka formalność polegająca na podpisaniu kilku dokumentów, trudno oczekiwać, że później pracownicy będą traktowali zasady bezpieczeństwa jako istotny element swojej pracy.

Znacznie lepiej włączyć bezpieczeństwo w cały proces wdrożenia.

Nowy pracownik powinien od pierwszego dnia wiedzieć:

• jakie zagrożenia występują na jego stanowisku,

• jak bezpiecznie wykonywać obowiązki,

• gdzie znajdują się środki ochrony,

• komu zgłaszać zauważone zagrożenia,

• jak zachować się w sytuacji awaryjnej,

• jakie procedury obowiązują w zakładzie.

Dzięki temu szkolenie BHP zaczyna realizować swój rzeczywisty cel.

Prawidłowy proces zaczyna się jeszcze przed zatrudnieniem

Dobrze zorganizowane szkolenie nowych pracowników nie powinno zaczynać się rano pierwszego dnia pracy od poszukiwania osoby, która „zrobi BHP”.

Proces warto przygotować wcześniej.

Najpierw należy prawidłowo określić stanowisko i warunki pracy, następnie zadbać o badania profilaktyczne, przygotować właściwy program szkolenia, przeprowadzić instruktaż ogólny i – jeśli jest wymagany – stanowiskowy, zapoznać pracownika z ryzykiem zawodowym oraz odpowiednio udokumentować wykonane działania.

Przy większej liczbie zatrudnianych osób warto dodatkowo stworzyć harmonogram oraz jasno określić odpowiedzialność poszczególnych osób za każdy etap.

Dzięki temu szkolenie BHP nie będzie tylko obowiązkowym punktem na liście formalności kadrowych, lecz rzeczywistym elementem przygotowania nowego pracownika do bezpiecznego wykonywania powierzonych mu zadań.